Regus çalışanı James Mitchell, Hannah Hudson ile konuşmasında, içinde bulunanların faaliyetleriyle ilgili veri toplayabilen bir ofisin kulağa George Orwell’ın Bin Dokuz Yüz Seksen Dört kitabından bir bölüm gibi gelebileceğini, fakat bunun düşündüğünüzden çok daha az korkutucu ve çok daha kullanışlı olduğunu söylüyor.
Regus İşletme Çözümleri Sorumlusu James Mitchell şu soruyu soruyor: "Esnek çalışma alanının en büyük avantajlarından biri esnek olmasıdır… Fakat ne kadar alana ihtiyacınız olduğunu nasıl bilebilirsiniz? Ayrıca ekibinizin, olanakları gerçekte nasıl kullandığını biliyor musunuz? Ve neye ihtiyaçları olduğunu? Bunları öğrenseniz ve sonuç olarak çalışma alanını daha iyi bir hale getirseniz harika olmaz mıydı?"
Mitchell neredeyse on yıldır Regus’ta çalışıyor ve şu an şirketin BT grubunun çözüm tasarımı birimini yönetiyor. Görevinin bir parçası olarak, Regus iş merkezleri dahilinde toplanan verilerin şirketler ve çalışanları için çalışma alanı deneyimini iyileştirmek üzere nasıl kullanılabileceğini keşfetmesi gerekiyor.
Mitchell durumu şu şekilde açıklıyor: "Veri toplamak, tasarım sürecinin önemli bir parçası ve müşterilerimizin ihtiyaçlarını gerçekten anlamamıza yardımcı oluyor. Amaç, kahve bardaklarını saymak değil, daha geniş kitlelere ulaşan trendleri ve kalıpları arayarak bu bilgiyi hem işletmeleri hem de çalışanları güçlendirmek için kullanmak."
Nabız yoklaması
Veri trafiği hacimlerini izlemek bunun basit bir örneği olabilir. Mitchell: "İnternet bağlantılarımızın kullanım hacmini ölçerek ne zaman ek kapasite sağlamamız gerektiğini öngörebiliyoruz. Bunu yaparak gerçekten verimli bir şekilde çalışmaları gerektiğinde herkesin en iyi performansı elde etmesini sağlayabiliyoruz."
Veriler başka açılardan da faydalı olabilir, örneğin bunları ofis ortamını daha rahat hâle getirmek için kullanabiliriz. Mitchell: "Merkezi ziyaret edenlerin çoğundan aldığımız geri bildirim, odalardaki sıcaklık problemlerine ilişkin oluyor. Dolayısıyla bunu izlemek ve bunun hakkında rapor hazırlamak amacıyla ofis ortamlarında sensör teknolojisi kullanarak takip edebileceğimiz bir program geliştiriyoruz."
Mitchell birleşik bir sistemin gelecekte nasıl çalışabileceğini açıklıyor: "Her odada merkezi bir sisteme rapor veren sıcaklık sensörleri sayesinde bu verileri, sorunları tespit etmek ve hiç kimse fark etmeden çözmek için kullanabiliriz."
James Mitchell, Regus İşletme Çözümleri Sorumlusu
Kullanıcı dostu
Sensör teknolojisi farklı şekillerde de kullanılabilir. Mitchell şöyle devam ediyor: "Tıpkı perakende sektöründe olduğu gibi, bize ofis yerleşiminin tasarlanmasında yardımcı olacak ziyaretçi trafiği haritaları oluşturmak için varlık algılama ve ısı takibini kullanabiliriz."
Peki her yerde sensör olması gizliliğimizin ihlal edildiği anlamına gelmiyor mu? Mitchell şöyle yanıtlıyor: "Unutulmaması gereken temel nokta, toplanan verilerin her zaman anonim hâle getirildiği ve asla kişisel olmadığıdır. Sadece ofis ortamını daha iyi anlamak istiyoruz ve yalnızca bu amaca hizmet eden verileri topluyoruz. Amacımız merkezi, insanların kullanabileceği daha iyi bir ortam haline getirmek.
Arabanızı düşünün. GPS sayesinde araç üreticiniz arabayı nasıl sürdüğünüzü, nereye gittiğinizi, hızınızı ve diğer bilgilerinizi görebiliyor. Ancak aracı kullananın siz olduğunuzu bilmiyor ve bununla ilgilenmiyor da. Sadece arabanın daha iyi çalışmasını, sizin daha güvenli ve rahat bir sürüş deneyimi yaşamanızı sağlamak için ne yapabileceğini bilmek istiyor."
Mitchell, özellikle GDPR’nin yürürlüğe girdiği Mayıs 2018’den itibaren kullanıcıların gizliliğine saygı duymanın önemini ısrarla vurguluyor. Mitchell: "Yakın zamanda Regus’un, yeni AB veri kanunlarına uyduğundan emin olmak için büyük bir program yürüttük. Üstelik bunu sadece mevzuattan etkilenen ülkelerde değil, dünya çapındaki faaliyetlerimizin tamamına en iyi şekilde nasıl uygulayacağımızı araştırıyoruz. Gizlilik hepimiz için önemlidir ve sadece yerel mevzuata uymaktan daha fazlasını yapmak istiyoruz."
Daha iyi ofisler
Mitchell, tüm bu veri toplama işleminin sonucunda, çalışmak için üstün bir ofis ortamı oluşturulacağını söylüyor: "İnsanların, merkezlerimizi nasıl kullandığını anlamak ve böylece onlara ihtiyaç duymadıkları şeyleri daha az verip istedikleri şeylerden daha çok sunabilmek istiyoruz. Yeni merkezleri tasarlarken yerleşim düzenlerimizi insanların gerçekte istediği şeyleri sağlayacak şekilde ayarlayabiliriz, belki masa sayısını azaltıp lounge alanlarını artırarak…
Üstelik mevcut iş merkezlerini de geliştirebiliriz. Sıcaklığa ek olarak gürültü düzeylerini ve ışıkların parlaklığını da izleyerek edindiğimiz verileri kullanabiliriz. Böylece akustik ekranlar koyarak, beyaz gürültü çalarak veya belirli alanlardaki ışığı artırarak müşteri ihtiyaçlarına daha fazla yanıt verebiliriz."
Gelecekte, veriler herkes için tamamen kişiselleştirilmiş bir çalışma alanı oluşturmak üzere bile kullanılabilir. Mitchell: "İşe gittiğinizde tam anlamıyla istediğiniz bir çalışma alanınız olduğunu hayal edin. Oda doğru sıcaklıkta, ışık tam istediğiniz gibi, ağ sizin için kurulmuş ve iş birliği araçlarınız da kullanıma hazır. Hatta en sevdiğiniz kahveden de bir fincan hazırlayabiliriz."
Mitchell sözlerini şöyle tamamlıyor: "Verilerin gerçek dünyadaki gücü işte bu. Doğru ve sorumlu bir tutumla idare edildiğinde, daha iyi yaşamanın yollarını bulmamıza yardımcı olabilirler."
Hannah Hudson, Regus dergisinin editörüdür.
