E-postalar olmadan bir yere varamazdık, fakat birçok çalışanın hayatlarının bir bölümü gittikçe sonu gelmeyen gelen kutusu yönetimiyle işgal ediliyor. Matthew Jenkin e-posta yığılmasını hafifletmek için yedi yöntem öneriyor.
Günde yaklaşık olarak 269 milyar e-posta(1) gönderiliyor, bu da saniyede 3,1 milyon e-posta anlamına geliyor. E-posta trafiğinin yılda yüzde 4 oranında arttığı tahmin edilirken(2) birçok çalışanın gelen kutusunu yönetmeye çalışıp bunun asıl işlerini yapma yetilerini etkilediğini düşünmeleri hiç de şaşırtıcı değil. Dolup taşan bir gelen kutusunun kontrolünü sağlamak zamanı dar olan bir girişimci için büyük önem taşır. Bu nedenle işletme sahiplerinin 2019’da e-posta krizini engelleyebilmelerini sağlayacak yedi yenilikçi yöntemi sunuyoruz.
1. Konu satırında e-postaları etiketlemek
GPS Goal Trak yazılım şirketinin(3) kurucusu Richard Davies okuyucunun derhal eylem gerektiren mesajları önceliklendirmesini kolaylaştırmak için e-postaları açık bir şekilde etiketliyor. Bunu konu satırının başına, bilgi istendiğinde "<Bilgi>", alıcının eyleme geçmesi beklendiğinde "<Eylem>" ve görüş ya da geri bildirim beklendiğinde ise "<Yorum>" yazarak yapıyor.
Davies bunun önemini şöyle ifade ediyor: "Günde 100’den fazla e-posta alırdım ve insanların konu satırına ne yazdıkları konusunda dikkatsiz olmaları sorun yaratıyordu. Bu, özellikle büyüyen bir ekibi olan bir girişimci için özellikle önem taşıyor ve bunun hayata geçirilmesi gerekiyor."
2. Birden fazla e-posta hesabı kullanmak
Girişimci Lana Elie birden fazla e-posta adresine sahip olmanın, acil olarak nitelendirilebilecek tüm postaların bir gelen kutusunda olması ve anında telefonunda ya da bilgisayarında bildirimleri görebilmesini sağladığını belirtiyor. Diğer e-postalar ise her birine bir gün ayrılmak üzere farklı bir gelen kutusuna düşüyor.
Elie şöyle uyarıda bulunuyor: "Her gün e-postalarınızı incelemek için zaman ayırmak gerçekten önemli. Aksi takdirde sürekli ertelemeye devam edersiniz ve birdenbire başa çıkılmaz bir hâl alabilir veya yanıt verilmesi gereken süreler geçmiş olabilir. Ben sabahları ilk iş olarak her gelen kutusuna bakarım ve e-postaları aciliyet düzeylerine göre etiketlerim. Böylece her bir e-postanın ne zaman yanıtlanması gerektiğine dair zihnimde kabaca bir zaman belirlerim."
3. Uygulama bildirimlerini kapatmak
redheadPR’ın kurucusu ve yöneticisi Sara Tye şöyle ifade ediyor: "Hiçbir e-postanın 10 saniye içerisinde yanıtlanması gerekmez. Bekleyebilirler ve telefonunuzdaki uyarılar sizin dikkatinizi dağıtacaktır. Titreşim çok daha kötü. Toplantınızın ardından e-postanızı açın, gözden geçirin, önceliklendirin ve dosyalayın.
Psikologlar bu düşünceye katılıyorlar ve sürekli güncellemeleri izlemenin büyük bir stres kaynağı olduğu görüşündeler. İnsanların çalışma alanlarındaki deneyimleri üzerinde psikolojik araştırmalar yürüten Londra merkezli Future Work Center’ın bir raporuna(4) göre, e-posta uygulaması açık olmasa da kullanıcıları yeni mesajlarla ilgili uyaran "anlık bildirim" özelliği nedeniyle sürekli e-postaları kontrol etme ve okuma, gerginlik ve kaygı yaratıyor.
Jargon PR’ın CEO’su Simon Corbett, "Filtreleme şart." diyor.
4. E-postalara sınır koymak
Uzaktan işlem yapabildiğimiz teknolojiler çalışma biçimlerimizi çok hızlı bir şekilde dönüştürdü. İşletmelerin açılış saatleri olduğu ve ev yaşantımızda işe "bağlanma"mızın beklenmediği basit zamanları hatırlamak artık çok güç. Fakat Davies girişimcilere bu basit zamanlara dönmeyi öneriyor. Davies’e göre bu durum kişinin ve ekibin üzerinde daima "ulaşılabilir" olma baskısıyla stres yaratmakla kalmıyor, aynı zamanda farklı verimsizlikler de doğurabiliyor.
Davies, "saçma bir saatte" mesai saatleri dışında e-posta gönderdiğinizde düşüncelerinizi dikkatli bir şekilde toparlayıp, tek bir açık ve öz bir e-posta oluşturmaktansa, fikirler geldikçe birden fazla mesaj göndereceğinizi iddia ediyor.
Davies şöyle açıklıyor: "Özellikle eğer iş bölümü yapıyorsanız, ekibinizin bunalmasına sebep olma olasılığınız daha yüksektir. İletişimin kalitesi ve yapısı önemlidir. Bir e-postada söylenebilecekler birdenbire üç e-postaya bölünebilir."
5. Mesajlarınızı filtrelemek
Girişimci Simon Corbett, filtrelemenin esas olduğunu ve Gmail’in bu bakımdan harika olduğunu söylüyor. Jargon PR’ın CEO’su şöyle açıklamada bulunuyor: "Kendinize bir ‘okunacaklar’ klasörü oluşturun ve öncelikli olmayan bütün e-postaları orada toplayın. Eğer acil ve önemliyse önceliklidir, eğer değilse bu klasöre girecektir. Her cuma günü, bu klasörü incelemeye bir saat ayırın. Yanıtlamanız gerekmeyenleri gördüğünüzde şaşıracaksınız."
Tye şirketin gelen kutusunu 50 e-posta ile sınırladığını söylüyor. Tüm çalışanlar çalışırken dosyalama yapmaya, kaydetmeye ve silmeye teşvik ediliyor. Tye’a göre bu stresi azaltıyor ve günün sonunda temiz bir gelen kutunuz olmasını sağlıyor.
Emphasis Training ve Emphasis 360’ın kurucusu Rob Ashton ise, daha iyi dosyalama yapmanız ve e-postalarınızı organize etmeniz için çeşitli uygulamalar olduğundan bahsediyor(5). Ashton, e-postaları geçmişi ve davranışlarına göre dosyalayan Sanebox’u(6) öneriyor. WeekWill(7) de önemli olarak işaretlediğiniz birinden e-posta geldiğinde size mesaj gönderebiliyor, hatta sizi arayabiliyor. Bu da e-posta uygulamasını tamamen kapatmanıza olanak tanıyor.
6. E-postanın üç önemli kuralında uzmanlaşmak
Davies gelen kutusunu yönetirken bu kurallardan faydalanıyor:
Eyleme geçme: "Eyleme geçmeniz gerekiyorsa, bunu anında yapın veya bu eylemi tamamlamak için takviminizde kendinize bir randevu oluşturun."
Yanıtlama: "Eğer gönderici bir yanıt bekliyorsa, e-postayı bırakıp daha sonra geri dönmeyin. Yanıtınızı oluşturmak için birkaç dakikanızı ayırın. Bunu şimdi yapın. E-postayı okumak için zaten zaman ayırdınız. Eğer daha sonra dönüş yaparsanız, yanıtlamadan önce tekrar okursunuz ve zaman kaybedersiniz. Başladığınızda bitirmelisiniz."
Silme: "Silme tuşuyla barışın ve gereksiz kalabalığı temizleyin."
7. Sihirli 15 sayısına odaklanmak
Bazen her şeyin azı karardır. Davies bunun özellikle e-postalar için geçerli olduğunu düşünüyor. Davies’in ilk kuralı eğer bir e-postanın tamamını okumak için aşağı kaydırmanız gerekiyorsa, bu e-posta çok uzundur ve okuyucunun bu e-postanın tamamını okuması pek olası değildir. Davies, konu satırında 15 kelime ile söylemek istediklerinizi özetlemenin çoğu durumda size epey zaman ve emek kazandıracağını söylüyor. Örneğin, "Lütfen bana o raporu yarın 16:00’ya dek gönder!" Bu e-postayı açmanız, okumanız ve yanıtlamanız gerekmez. Bu tamamen gereksizdir.
Davies sözlerine şöyle devam ediyor: "Eğer bir e-posta gönderiyorsanız ve bilmeniz gereken her şey e-postanın başlığındaysa, bu size zaman kazandırır. "İyi bir disiplindir, çünkü asıl konuya ulaşmanızı mecbur kılar. Çoğu e-postada çok fazla laf salatası vardır."
Matthew Jenkin, İngiliz serbest gazeteci ve The Guardian gazetesinin iş arayanlar ve kariyer değiştirenler için sunduğu topluluk sitesi Guardian Careers’ın eski editörüdür
Kaynaklar:
(1) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/01/Email-Statistics-Report-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(2) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(3) https://www.gpsgoaltrak.com/
(4) http://www.futureworkcentre.com/2016/01/press-release-how-you-manage-your-emails-may-be-bad-for-your-health/
(5) https://www.theguardian.com/small-business-network/2015/aug/18/email-overload-escape-tyranny-inbox
(6) https://www.sanebox.com/
(7) http://www.weekwill.com/
