Gerekli teknolojilere sahibiz ama yine de birçok konferans çağrısında gereğinden fazla sorunla karşılaşılıyor. Matthew Jenkin bunun üstesinden nasıl gelebileceğinizi açıklıyor.
Sevseniz de sevmeseniz de, her geçen gün daha fazla şirket uzaktan çalışmayı benimsedikçe konferans çağrısı, çalışanların hayatlarında temel bir role sahip olmaya devam edecek gibi görünüyor. Uzaktaki ekiplerle iletişim kurmak için mükemmel bir yol olabilir fakat aynı zamanda üretkenliğin karşısındaki en büyük tehditlerden biri olma riskini de taşır.
İnsanlar aynı anda konuşuyor, hatlar kesiliyor ve insanların dikkatinin dağılması kolaylaşıyor. Intercall’un gerçekleştirdiği bir ankete(1) göre, çalışanların çoğu (yüzde 65’i) konferans çağrısı esnasında farklı işlerle uğraşıyor. Hattaki insanların yarısından fazlası o sırada yemek yiyor, yarısından biraz azı tuvalette oluyor, beş kişiden biri alışveriş yapıyor, 11 kişiden biri spor yapıyor ve yüzde altısı ise farklı bir görüşmede oluyor.
Haftanın belirli bir kısmında uzaktan çalışanların yüzde 53 oranına ulaşmasıyla(2), konferans çağrılarının üstesinden gelmenin yedi yoluyla karşınızdayız.
Gün ve zaman gerçekten önemli
Herkesin yoğun takviminde konferans çağrısı için zaman aralığı bulmak zor olabilir, hele ki ekibiniz farklı ülkelerde ve saat dilimlerinde çalışıyorsa. Ancak araştırmalar, sanal toplantılardan en fazla verimi almak istiyorsanız zamanlamanın aslında en önemli etmen olduğunu gösteriyor.
Davranış bilimcisi Dan Ariely(3)’ye göre sabah 9 ile 11 arasında üretkenliğimiz doruk noktasına ulaşıyor, yani sabah en üretken olduğumuz zaman. İş gününde ne kadar geç toplantıya katılırsanız karar alma ve yargıda bulunma becerileriniz o kadar azalıyor(4).
Ayrıca veriler konferans çağrısı gerçekleştirilen günün de başarı açısından fark yaratabileceğini gösteriyor. Haftanın başlarında olması ve bu sayede verilecek kararlarda yeterli hızda eyleme geçilebilmesini sağlaması bakımından salı en iyi gün gibi görünüyor(5). Hafta sonundan hemen sonra ekibinizin daha zinde olacağını ve haftanın ilerleyen zamanlarındaki kadar bitkin olmayacaklarını da unutmamak gerekiyor.
Takvimi işaretlemek
Zaten bahse bile gerek yokmuş gibi gelebilir ama çağrıya katılacakların ilgisini çekmenin kolay yolu, takvimi önceden işaretlemek ve ilk davet ile dolaşımının sağlandığından emin olmaktır. Flow Digital’da web stratejilerini tartışmak için düzenli olarak konferans çağrıları yapan iş geliştirme müdürü Chris Ogle şöyle diyor: "Neyle ilgili konuştuğunuz, neden bu konuyu konuştuğunuz ve kimlerin konuşması gerektiğiyle ilgili ne kadar ayrıntı ekleyebilirseniz, ilginin dağılmasını o kadar engellersiniz."
Teknoloji şirketi Anderson Frank’te(6) içerik ve arama pazarlaması müdürü olan Andrew Dipper bu görüşe katılıyor. Dipper, katılımcıların önceden konferans çağrısına nasıl katılacaklarını, nelerin tartışılacağını ve katkılarının ne olmasının beklendiğini bilmeleri gerektiğini ekliyor. Eğer çağrı için biri not almak üzere görevlendirildiyse bunun kim olduğunu, konferans çağrısı esnasında ve sonrasında kendisinden beklentilerin ne olduğunu belirleyin. Son dakika çağrıları, kimsenin hazırlık yapmasına fırsat olmamasından ve dolayısıyla değerli bir katkıda bulunmakta zorlanacaklarından dolayı genellikle felaketle sonuçlanır.
Birbirinizi tanıyın
Çağrıya katılanlar dünyanın dört bir yanına yayılmış olabilir fakat çağrıdan önce ve çağrı esnasında birbirinizle ilişki geliştirmek, tuhaflıkların giderilmesine yardımcı olacaktır. Uzaktan çalışan muhabirlerden oluşan bir ekibi yönettiği zamanları aktardığı blogunda(7) gazeteci Butch Ward, her ne kadar uzun seyahatler gerektirse de mümkün oldukça ekibiyle yüz yüze görüşmeye çalıştığından bahsediyor.
Elbette bu pek işlevsel olmayabilir, öyleyse en azından çağrı esnasında katılımcılarla ilgili daha fazla bilgi edinmeye çalışın. Ward, çağrının başında herkesin orada bulunduğunu duyurmasının sanal konferans masasında kimlerin oturduğunu anlamasına ve çağrıda kimlerin olduğuna dair bir liste oluşturmasına yardımcı olduğunu, böylece herkese söz verilmesini sağlayabildiğini belirtiyor.
Danışmanlık şirketi Ferrazzi Greenlight’ın CEO’su Keith Ferrazzi(8), çağrıyı düzenleyen kişilerin her çağrının başında, toplantının ilk beş dakikasında "herkesin sırayla kişisel veya profesyonel hayatlarında neler olduğundan bahsetmesini" kural hâline getirmelerini öneriyor. Bu, tanışmayı kolaylaştıracak harika bir yöntemdir.
Esprili olmayın
Şakaları ve alaylarınızı iş çıkışı bardaki buluşmanıza saklayın. Hatta hiç gülmeyin. GQ dergisinde makale editörü olan Ross McCammon(9), fiziksel bir toplantıda olduğundan çok daha ciddi bir kimliğe büründüğünü söylüyor. Duygulara yönelik görsel işaretlerin ve beden dilinin izlenemediği konferans çağrılarında mizah ters etki yaratabiliyor.
Crown World Mobility küresel müfredat yöneticisi Alyssa Bantle, çalışanlara uluslararası ekiplerde çalışırken kültürel farkların üstesinden gelme konusunda koçluk yapıyor. Bantle, konferans çağrısı esnasında mizahın insanları bir araya getirmek için kullanılabileceğini söylüyor ama dikkatli olmalısınız. İmalar, kelime oyunları ve dokundurmalar bazıları için cazip olsa da, anlaşılması güç ve hatta kırıcı da olabilir.
Konferans çağrısı, uzaktaki ekiplerle iletişim kurmak için mükemmel bir yol olabilir fakat aynı zamanda üretkenliğin karşısındaki en büyük tehditlerden biri olma riskini de taşır.
Az ama öz
Konferans çağrılarını kısa ve öz tutun. Bir toplantıda diğerlerinin vaktini aldığınız için asla ödüllendirilmezsiniz. Üretkenlik uzmanı Laura Stack’e(10) göre,
herhangi bir toplantı için ideal süre 45 dakikadır. Stack, eğer toplantının daha uzun sürmesi gerekiyorsa tatmin edici bir ara ile 45 dakikalık seanslara ayrılmasını öneriyor.
Bu görüşe katılan Ogle, birçok değişkenin konferans çağrısını mahvedebileceğiyle ilgili uyarıda bulunuyor. Ogle: "Değişkenler derken, çağrıda kullanılan cihaz sayısı, katılımcı sayısı ve konferans çağrılarıyla kesinlikle çözüme ulaştırılabilecek şeyler için konferans çağrısı kullanılmasından bahsediyorum. Bir çağrıda 12, 20 veya 50 kişinin bulundurulabiliyor olması, bulundurulması gerektiği anlamına gelmez."
Belirleyici kararlar alınması gerektiğinde en iyisi, çağrıya dahil edeceğiniz kişi sayısının sınırlanmasıdır. Daha kalabalık grup toplantılarında, özellikle daha az kıdemli ekip üyelerini de dâhil ediyorsanız, Asch Uyum deneylerini(11) akılda tutmak faydalı olacaktır. 1950’lerde Solomon Asch tarafından gerçekleştirilen bu deneylerin bulguları şu şekilde: "Uyum, daha fazla insanla artma eğilimi gösterir fakat gruptaki kişi sayısı dört veya beş kişiyi geçtiğinde az değişim görülür."
"Grubun diğer üyelerinin sosyal statüleri daha yüksek olduğunda uyum artar. İnsanlar gruptaki diğer kişileri kendilerinden daha güçlü, etkili veya bilgili olarak gördüklerinde, grupla hareket etme potansiyelleri artar."
Kültürel farkları anlayın
Kültürel çatışmalar ve çalışma arkadaşlarının İngilizce düzeylerinin veya aksanlarının farklı olması, küresel konferans çağrılarında engeller oluşturabilir. Bantle, görünürde insanların aynı anda konuşmaları ve birbirlerini yanlış anlamaları gibi açık karmaşalar olduğunu söylüyor. Ancak daha derine indiğimizde yanlış anlaşılmaların altında yatan sebepler olduğunu görüyoruz: dinleme, etkileşim kurma ve iletişime geçme yöntemlerimizdeki kültürel farklar. Bu farkları anlamakta veya bunlara uyum sağlamakta başarısız olmak her çağrıyı ciddi anlamda zorlaştırabilir.
Bantle Birleşik Kralıık’tan bir ekibin Japonya’daki çalışma arkadaşlarıyla konuşmasından örnek veriyor. Japon çalışanlar, çağrıya katkıda bulunmak için baskı altında hisseden İngiliz arkadaşlarının hızlı konuşmalarına ayak uydurmakta zorluk çekebilir. Japon çalışanlar için kültürel şartlanma konuşmak için nazikçe (hiçbir zaman gelmeyen) sıralarını beklemek şeklinde olduğundan, sanki söyleyecek hiçbir şeyleri yokmuş gibi görünebilir.
Bantle, bu karmaşayı engellemek için bazı adımların izlenmesini öneriyor. Öncelikle, dil engellerini aşmak için sırayla konuşun ve diğerlerinin sözünü kesmekten kaçının. Örneğin çağrının moderatörlüğünü siz yapıyorsanız, sırayla konuşmak için kurallar oluşturabilirsiniz. Daha sonra söylenenleri açıklığa kavuşturun ve teyit edin. Doğru anlayıp anlamadığınızla ilgili soru soracağınız zamanları belirleyin ve insanları karmaşık fikirleri ve ifadeleri tekrarlamaya teşvik edin. Son olarak da çağrıya katılan herkesin söylenenleri anlayıp anlamadığını sorun. Eğer anlaşılmayan noktalar varsa bununla ilgili harekete geçin. Diğerlerini anlaşıldıklarını anlamaları ve kendilerini tekrarlamamaları için bilgilendirin.
Videoyla iletişime kucak açın
Video, sosyal medya sayesinde kişisel hayatlarımızda gittikçe yaygınlaşan bir iletişim aracı haline gelmiş olabilir fakat birçok işletme hâlâ videoyu konferans çağrıları için kullanmakta tereddüt ediyor. Yakın tarihli Wainhouse Araştırmasına(12) göre, toplantılarda video ve web kamerası kullanan çalışanların yüzde 74’ü, çalışma arkadaşlarının, fikirlerine verdikleri tepkiyi görebilmekten hoşnut ve yaklaşık yüzde 70’i de bunun katılımcılar arasındaki bağlantıyı güçlendirdiğini hissediyor.
Nitekim 2017’de 333 yöneticiyle gerçekleştirilen Forbes Insights(13) çalışmasına göre, katılımcıların yüzde 62’si video konferansın sesli konferansa kıyasla iletişim kalitesini belirgin düzeyde iyileştirdiğinde hemfikir. Bu oran yüksek büyüme gösteren şirketlerde yüzde 73’e ulaşıyor. Ayrıca çalışmaya katılanların yüzde 50’si, video konferansın anlama düzeyini iyileştirdiğine inanıyor.
Ancak Ogle sesli konferanstan bütünüyle vazgeçmeye karşı uyarıda bulunuyor. Şöyle açıklıyor Ogle: "Mümkün oldukça görüntülü görüşmelerle birlikte telefon görüşmelerini de sürdürün. Göz temasının değeri yadsınamaz fakat herkesin internet bağlantısının kusursuz olacağına güveniyorsanız riskli bir toplantıya hazır olun. Telefon hatları biraz daha güvenilirdir, bu nedenle her iki türün de güçlü yönleriyle ilerlemeye çalışın."
Matthew Jenkin, ABD’de yaşayan bir gazeteci ve The Guardian gazetesinin iş arayanlar ve kariyer değiştirenler için sunduğu topluluk sitesi Guardian Careers’ın eski editörüdür.
Kaynaklar:
(1) https://hbr.org/2014/08/what-people-are-really-doing-when-theyre-on-a-conference-call
(2) https://www.iwgplc.com/WorkspaceRevolution/Trends
(3) https://www.reddit.com/r/IAmA/comments/2lmp1k/im_dan_ariely_duke_professor_of_behavioral/
(4) https://tigerprints.clemson.edu/cgi/viewcontent.cgi?referer=https://www.google.ie/&httpsredir=1&article=1154&context=all_dissertations
(5) https://www.inc.com/news/articles/2010/06/best-time-for-meetings.html
(6) http://www.andersonfrank.com/
(7) https://www.poynter.org/news/managing-telephone-10-ideas-better-conference-call
(8) https://hbr.org/2012/05/the-right-way-to-run-a-virtual/
(9) https://www.entrepreneur.com/article/243382
(10) https://theproductivitypro.com/blog/2013/05/the-sweet-spot-how-and-when-to-schedule-productive-meetings/
(11) https://www.gwern.net/docs/psychology/1952-asch.pdf
(12) https://hbr.org/2015/01/4-ways-to-make-conference-calls-less-terrible
(13) https://www.forbes.com/forbes-insights/our-work/the-connected-culture
