Zaman yönetiminde başarının püf noktası, kişiliğinizin güçlü yönlerine göre çalışmaktır. Peki siz süper kahraman mı, diva mı, işkolik mi, emir kulu mu, yoksa mükemmeliyetçi misiniz? Matthew Jenkin bildiriyor.
Koçlardan uygulamalara kadar, iş yükünüzü daha iyi yönetmeniz ve üretkenliğinizi artırmanız için size destek garantisi veren ürün ve hizmetlerin sonu gelmiyor. Pazarlama departmanından Leyla Hanım gün boyu tamamladığı görevlere tik atıp mesai bitimine doğru koşarken siz neden saat 17:00 olmasına rağmen yapılacaklar listenizin ortasına zar zor geldiniz? Çünkü etkin zaman yönetimi mesai saatlerimizle değil, kişiliklerimizle şekillenir.
İşverenler uzun süredir her çalışana uyarlanabilecek standart bir yaklaşım olmadığının farkındaydı ve Myers-Briggs Kişilik Tipi Göstergesi (MBTI)(1) gibi testler, işletmelerin çalışanlarını değerlendirmeleri için başvurdukları popüler bir yöntem hâline geldi. Pek çoğu, MBTI’nin başarısının temelinde basitliğinin yattığını savunuyor. Carl Jung’un çalışmalarından derlenmiş 93 soru ile bu test, çalışanları içe dönükler, dışa dönükler, düşünürler, duyarlılar, yargılayıcılar ve algılayıcılardan oluşan farklı karışımlarda 16 farklı kişilik tipine ayırabiliyor.
Yönetim danışmanı ve davranış uzmanı Beverly Flaxington, herhangi bir zaman yönetimi metodunun başarılı olabilmesi için kişilerin kendilerine has davranışlarının göz önünde bulundurulması gerektiğini öne sürüyor.
Flaxington, durumu şöyle açıklıyor: "Yıllar önce, etrafı toparlamam ve daha verimli çalışmam için bana yardımcı olacak birilerini görevlendirmiştim. Her şeyi kutulayıp kaldırırlardı. Ben görselliğe oldukça muhtaç biriyim, nesnelerin her zaman gözümün önünde olmasını isterim. Dolayısıyla bu durum beni başarısızlığa uğrattı. Neredeyse çalışamayacak hâle gelmiştim. İşte o zaman, bu konuda kişinin doğal kişilik özelliklerinin merkeze alınması gerektiğini öğrenmeye başladım."
Peki, en yaygın olarak görülen beş kişilik tipi nedir ve her biri zaman yönetimini iyileştirmek için davranışlarını nasıl yönetebilir?
1. Süper kahraman
Tıpkı Wonder Woman veya Süpermen gibi, bu tipteki kişiler yanan bir bina gördüklerinde itfaiye ekibini beklemeden yangına koşacaklardır. Onlara, size imkânsız gibi görünen bir görev listesi verdiğinizde bu görevleri ışık hızıyla tamamlarlar. Flaxington, bu kişilikteki çalışanların zayıf noktalarının ise günün gündem maddelerini sıfırlamaya çalışırken birtakım şeyleri kaçırabilmeleri olduğunu söylüyor.
Zaman yönetiminde dönüşüm: Yönetici koçu ve insan kaynağı geliştirme alanında danışmanlık hizmeti veren Hunter Roberts(2) şirketinin kurucusu Susy Roberts, bu kişilerin sonuç odaklı olduğunu ve çoğu zaman görevin aciliyeti veya önemini göz ardı ederek hareket edebileceğini iddia ediyor. Roberts, bu kişilik tipindeki kişilere önce bir duraksayıp, gelen kutularına düşen her konuya hızlıca yönelmektense ilk yapılması gerekenleri dikkatlice düşünmelerini öneriyor.
Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı(3) kitabının yazarı Stephen Covey de bu görüşe katılıyor ve görevleri önemli/önemsiz ve acil/acil olmayan olmak üzere dört ölçüte göre sıralamayı tavsiye ediyor.
2. Diva
Ofis partilerine eğlence katan bir kişilik olmakla beraber, sohbete harcadıkları zaman düşünülünce, bu tipteki kişilerin iş bitirmeleri oldukça hayret vericidir. Neşeli, arkadaş canlısı, konuşkan ve eğlenceli olabilirler, fakat tamamlamak bir yana, gün sonunda yapılacaklar listesindeki birkaç göreve henüz başlamamış olurlar. Roberts, bu tipteki kişilerin başarılarıyla ilgili övünme eğilimlerinin aslında olduklarından çok daha üretkenmiş gibi görünmelerini sağladığını öne sürüyor.
Flaxington kişiliği şöyle özetliyor: "Zaman birdenbire tükenmiştir. Gün içerisinde 15 ayrı görevi tamamlayacaklarını düşünmüşler, ama bunun yerine günü sohbet edip eğlenerek geçirmiş ve zamanın tükendiğini hiç fark etmemişlerdir."
Zaman yönetiminde dönüşüm: Bu kişilikteki çalışanlar bir stratejiyle hareket etmenin oldukça faydasını görürler. Flaxington, eğer yapmanız gereken büyük bir proje varsa projeyi küçük adımlara bölüp takvime görevlerinizi girmenizi ve çeşitli hatırlatıcılar ayarlamanızı öneriyor. İş ve kişisel etkinliklerinizi tek bir takvimde toplamak, program yapmanızı hem daha kolay hem de daha hızlı hâle getirir. Dolayısıyla, yeniden programlamaya da daha az ihtiyaç duyarsınız.
E-posta yönetimi de oldukça önemlidir. McKinsey Global Institute’un 2012’de gerçekleştirdiği araştırmaya(4) göre, çalışanların iş gününün ortalama dörtte birinden fazlası e-posta okumak ve yanıtlamakla geçiyor. Araştırma, e-postaların "pozisyona özgü görevler"den sonra çalışanlar için en fazla zaman alan ikinci etkinlik olduğunu gösteriyor.
Pazarlama ve satış uzmanı Zach Hanlon, Fast Company için hazırladığı yazısında(5) sırrın e-postaları konularına göre "düzenlemektense" son tarihlere göre ele almakta olduğunu söylüyor. Hanlon, gelen e-postalarınızı yapılacaklar listesi olarak görmek yerine kronolojik olarak aciliyet veya önem sırasına göre beş klasör oluşturmayı öneriyor.
3. İşkolik
Bu kişilik tipindekiler yavaşça ve istikrarlı bir şekilde emellerine ulaşırlar. Roberts, bu tipteki çalışanların her şeyi enine boyuna düşündüklerini, görevleri yerine getirirken tedbirli, sistemli ve oldukça bağımsız hareket ettiklerini dile getiriyor. Dolayısıyla bu kişiler gayet iyi plan yapar ve gerekenleri önceliklendirirler. Fakat diğerleri tarafından gereğinden fazla tedbirli olarak nitelendirilebilirler ve durgunlukları diğer çalışanların sinirlerini bozabilir. İşe olan bağlılıkları, diğerleri ile işin yükünü paylaşmaktan imtina etmelerine yol açabilir.
Zaman yönetimi dönüşümü: Flaxington bu tipteki çalışanları şöyle tanımlıyor: "İşlerini bir başkasına aktarıp onun yapmasına izin vermek hiç bu kişilere göre değildir. Bunun için, önünüzdeki günü gözden geçirin ve odaklanmanız gereken en önemli üç veya dört şeyi seçin. Kesinlikle sizin yapmanız gerekenleri ayırın ve hangi görevleri devredebileceğinize karar verin."
Görev devri, yaygın bir sorun olarak karşımıza çıkıyor. Zaman yönetimine dair 2007 tarihli bir araştırma(6), katılımcı olan 332 şirketin neredeyse yarısının, çalışanlarının devir becerilerinden endişe duyduğunu gösteriyor. AudienceBloom adlı içerik pazarlama firmasının kurucusu ve CEO’su Jayson DeMers, Inc dergisi için yazdığı bir makalede(7) görev devretmekte zorlanan liderler için tavsiyelerde bulunuyor. Önceliklendirmeyle birlikte, DeMers görev devredileceği zaman bu görevin en düşük iş yükü olan çalışandansa, o görev için en yetkin olan çalışana devredilmesini öneriyor.
4. Emir kulu
Bu kişiliğe sahip çalışanlar tam anlamıyla ekip üyeleridir. Bu insanların tek yapmak istediği, çalışma arkadaşlarına yardımda ve destekte bulunmaktır. Elbette paylaşmak önemlidir, fakat bu kişilik tipine sahip insanların, görevleri geri çevirmekten çekinmeleri ve sonunda kaldırabileceklerinin çok üzerinde bir yük almaları ile tehlikeler doğabilir. Dolayısıyla, Roberts’a göre, ya çok fazla mesai yaparlar ya da son tarihleri kaçırırlar.
Zaman yönetimi dönüşümü: Psikoterapist ve yaşam koçu Hilda Burke, hayır demeyi öğrenmek gerektiğini söylüyor(8). Burke: "İş planlamasına bu şekilde meydan okumak zaman alabilir, ama imkânsız değildir. Hâlâ görevleri geri çevirmekte zorlanıyor ve iş yükünüzün fazla geldiğini düşünüyorsanız bu durumda molalar vermek size iyi gelecektir."
Her ne kadar aşikâr olsa da, araştırmalar da düzenli olarak mola vermenin üretkenliği artırdığını ortaya koyuyor. Çalışanların bilgisayar kullanımını izleyen üretkenlik uygulaması DeskTime, en ideal mola süresinin 17 dakika olduğunu tespit etti. Cornell Üniversitesi Ergonomi Araştırmaları Laboratuvarı ise henüz 1999’da, çalışanlara kısa molalar vermeleri için hatırlatmalarda bulunan bir bilgisayar programı kullanmıştı.
Bu proje ile "[çalışmayı bırakmaları için] uyarı alan çalışanların, hatırlatma yapılmayan çalışma arkadaşlarına göre işlerinde hata oranlarının ortalama yüzde 13 azaldığı" sonucuna varılmıştı(9). Bu basit ama etkili yöntem, Marinara Timer’dan(10) PomoDone’a(11) kadar birçok uygulamanın piyasaya sürülmesini tetikledi.
5. Mükemmeliyetçi
Bir görevi tamamlamak için en fazla zaman harcayanlar onlar olsa da, adından da anlaşılacağı gibi bu kişiler nicelikten ziyade niteliğe odaklanır. Flaxington, hata yapmamak onlar için çok önemli olduğundan, iş yükleri çok fazla ise bu kişilerin bunalabileceklerini ve zorlanabileceklerini ifade ediyor. Bir şey yapmaya zorlandıkları zaman ise çok büyük bir stres altına gireceklerdir.
Zaman yönetiminde dönüşüm: Düzensizlik mükemmeliyetçilerin bir numaralı düşmanıdır, bu nedenle okunmamış mesajlarla dolu ve karmaşık bir gelen kutusu onlar için korkunç olabilir. Her yıl e-posta trafiğinde yüzde dört artış gözleneceği tahmin edildiği(12) düşünülürse, soruna ne kadar erken eğilirseniz sizin için o kadar iyi olacaktır. Neyse ki, e-posta kalabalığı ile baş etmenin birkaç yöntemi var.
Bilinen en iyi yöntemlerden biri, gelen kutusunu her zaman boş ya da neredeyse boş tutmanıza yardımcı olan"gelen kutusunu sıfırlama" yöntemidir. Kendi başına bir iş olduğu doğru, fakat yöntemin yaratıcısı Marlin Mann(13), yeni bir mesajla karşılaştığınızda silmek, devretmek, yanıtlamak, ertelemek veya halletmek olmak üzere elinizde beş seçenek olduğunu söylüyor. Bu, gelen kutunuzu etkin bir şekilde yapılacaklar listesine dönüştürürken, nasıl önceliklendirme yapacağınız ve iş bitireceğiniz ile ilgili zor kararları da beraberinde getirebiliyor.
Matthew Jenkin, İngiliz serbest gazeteci ve The Guardian gazetesinin iş arayanlar ve kariyer değiştirenler için sunduğu topluluk sitesi Guardian Careers’ın eski editörüdür
Kaynaklar:
(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
(2) http://www.hunterroberts.com/
(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823
(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need
(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when
(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html
(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress
(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html
(10) http://www.marinaratimer.com/
(11) https://pomodoneapp.com/
(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk
