Uzaktan çalışma hızla yükselişe geçerken, insanlarla eski moda sohbet yoluyla etkili bir iletişim kurduğumuzdan nasıl emin olabiliriz? Alison Coleman açıklıyor.
Dijital teknoloji, iletişim kurma şeklimizi değiştirdi ve bu, yüz yüze iletişimin zararına oldu. Psikolog Susan Pinker, The Village Effect isimli kitabında şöyle diyor: "Kısa, evrim niteliğindeki bir sürede, birbirimizin her jestini ve niyetini okumada yetenekli, grup halinde yaşayan primatlardan her bir üyesinin kendi ekranıyla meşgul olduğu yalnız bir türe dönüştük."
Bu durum çalışanların (özellikle sayıları giderek artan uzaktan ve mobil çalışanlar) iş arkadaşlarıyla etkileşime geçmek için e-posta, metin mesajları ve anlık mesajlaşmayı kullandığı modern çalışma alanlarında daha belirgin olarak görülüyor. Ayrıca bir Cancer Research UK çalışmasına(1) göre, 2030 yılında iş gücünün yüzde 75’ini temsil edecek olan(2) Y jenerasyonu, internet üzerinden sohbet etmeyi yüz yüze konuşmaya tercih ediyor ve bu trend devam edecek gibi görünüyor.
Yüzünüzü gösterin
Dijital bağlantıların aşırı hızı, fiziksel etkileşimin zaman alıcı sürecine üstün geliyor gibi görünse de çalışma alanlarındaki yüz yüze iletişimin önemi göz ardı edilmemeli. Araştırma, ister çalışma arkadaşları ister yakınlardaki diğer insanlarla olsun, insanlarla düzenli bir şekilde sohbet etmemenin yalnızca sağlığımıza ve mutluluğumuza değil, aynı zamanda üretkenliğimize de olumsuz bir etkisi olabileceğini gösteriyor.
Başkalarıyla yüz yüze iletişim kurduğumuz zaman yaşam kalitemizde gerçekleşen artış, başkalarıyla çevrimiçi ortamda etkileşimde bulunduğumuzda gerçekleşmez(3). Oregon Health & Science University tarafından yapılan bir çalışma(4), yüz yüze sosyal iletişimin sınırlı olmasının depresyon riskini neredeyse iki katına çıkardığını belirterek endişe verici bir sonuca ulaşmıştır.
Ayrıca, Hewlett Packard tarafından gerçekleştirilen araştırma(5), çalışanlar arasındaki sohbetin %20 oranında performans artışı sağlayabileceğini gösterirken diğer bir çalışma ise iş yerinde yakın bir arkadaşı olan çalışanların %72’sinin işlerinden daha memnun olduğunu ortaya çıkarmıştır.
Sesinizi kullanın
Sosyal bağlantı, eksik olduğunda ruh halinde, zihinde ve performansta olumsuz etkiler yaratabileceğinden, gıda ve uyku gibi temel bir insan gereksinimi olarak düşünülmelidir. Fakat uzaktan çalışıyorsanız bunu kim fark edecek?
Davranış uzmanı Richard Daniel Curtis şunları söylüyor: "İş arkadaşının doğum gününü kutlamayı unutmak veya bizzat bulunulması gereken toplantılara katılmamak için mazeretler bulmak gibi gündelik sosyal etkinliklerin atlanması, uzaktan çalışmanın olumsuz etkilerinin erken uyarı işaretleri olabilir. Tüm bunlardan sonra bu kişilerin yöneticilerinin bir projede nerede olduklarını söyleyemediklerini veya iş akışlarını takip edemediklerini fark edebilirsiniz."
Kuruluşların, yüz yüze iletişimin faydalarının farkına varması ve iş arkadaşları arasında daha fazla iletişimi teşvik etmesi gerekiyor. Ancak bu kadar fazla kişi uzaktan çalışıyorken, farklı düşünceler ve duygular belirten beden dili ve yüz ifadelerinin ayrılmaz bir parçası olduğu konuşmalar nasıl daha kolay hâle getirilebilir?
Bu durumda, mütevazı telefonun, dijital iletişim kanallarına karşı bazı avantajları vardır. Çünkü konuşmaya tonlama katmamıza olanak sağlar. Ses tonu, kelimelere boyut kazandırıp duygu katar ve karşımızdakinin konuşma hakkında nasıl hissettiğine dair ipuçları sunar. Metin mesajları ve e-postalar, ses tonu veya beden dilinin yararları olmaksızın alıcı tarafından yorumlamaya açık olarak yazılmış kelimelerdir.
Skype ve Google Hangouts gibi görsel iletişim kanalları ile göz teması ve el hareketleri dahil olmak üzere vücut dili, konuşmada daha belirgin bir şekilde öne çıkıyor ve böylece yüz yüze iletişim için büyük bir fırsat sunuluyor.
Uzmanlar, çalışanlar arasındaki sohbetin performansı yüzde 20 oranında artırabileceğini söylüyor.
Video konferans yapın
Birinin yüzünü görmek, başarılı bir etkileşim ile tam olarak başarılı olmayan bir etkileşim arasındaki farkı yaratabilir. Mahdi Roghanizad ve Vanessa K Bohns tarafından yürütülen araştırma(6), yüz yüze yapılan bir isteğin e-posta ile yapılandan 34 kat daha başarılı olduğunu gösteriyor. İyi haber şu ki, artık günümüzde "yüz yüze" iletişim Skype veya diğer video konferans araçlarıyla oldukça kolay bir şekilde gerçekleştirilebiliyor. E-posta ve hatta telefonda konuşmanın aksine video, karşınızdakinin beden dilini görmenizi ve konuşmayı bağlama yerleştirmenizde yardımcı olabilecek değerli görsel ipuçları sağlıyor.
İş psikolojisinde uzman şirket Pearn Kandola’nın liderlik gelişimi başkanı Stuart Duff’a göre, söz konusu video konferans kullanımı olduğunda gidişatı belirlemek liderlere düşüyor. Şirket tarafından yapılan araştırmalar, en başarılı bulunan liderlerin, ekipleriyle konuşmak için düzenli olarak video konferansı kullandığını ve toplantılara "sosyallik zamanı" eklediğini gösterdi.
Duff: "Bu, ekiplerinin iş gündemine başlamadan önce birbirlerinden haberdar olmalarını ve arkadaşlık kurmalarını sağladı. En az etkili liderler, video konferansı düzenli olarak kullanmanın zor olduğunu düşündükleri için e-posta veya telekonferans görüşmelerini gereğinden fazla kullanıyorlardı. Asıl zorluk, liderlerin tutumlarında ve zihniyetlerinde yatıyor."
Havadan sudan konuşun
İnsanların yaptıkları sohbetin türü de oldukça önemlidir. Geçmişte, işverenler ofiste yapılan havadan sudan muhabbetleri hoş karşılamamış olsalar da kuruluş psikoloğu Profesör Sir Cary Cooper’a göre bu muhabbetler ekip kurmanın ve performansın temelini oluşturuyor.
Cooper şöyle açıklıyor: "Hepimiz, sosyal ihtiyaçlarımızın karşılanmasına ihtiyaç duyarız. Havadan sudan muhabbetler; bir futbol maçı, izlediğimiz bir film, çocuklarımız, ev içi problemlerimiz ve aklınıza gelebilecek her şey hakkında olabilir. Bu muhabbetler ilişki kurma ile ilgilidir. Ne kadar çok muhabbet edersek karşımızdaki hakkında o kadar çok şey öğreniriz, daha iyi bağ kurarız ve daha üretken oluruz."
Bu durum, gündelik konuşmalar yapılmadığında insanların üretkenliklerinin azaldığını ve işlerini yapmakta zorlandıklarını gösteren çalışmalarla destekleniyor(7).
Kültürel engelleri aşın
Bu etkileşim türünün azalmasındaki diğer bir faktör, birçok iş gücünün çok kültürlü olmasından kaynaklanıyor olabilir. Çünkü farklı kültürlerden gelen iş arkadaşları arasındaki e-posta iletişimi, yüz yüze yapılacak garip sohbetler için bir alternatif haline geliyor. Ancak e-postalar ve içerikleri herkesin bildiği gibi yanlış anlaşılmaya oldukça müsaittir.
Mesajlardaki tonu veya aciliyeti yanlış yorumlamak korkutucu derecede kolaydır. Birine hitap etmek için ister "Merhaba" veya "Hey" deyin isterse hiçbir şey kullanmayın, selamlamanın resmiyeti bile alıcıdan alıcıya farklı yorumlanabilir. Buna potansiyel dil engelleri veya kültürel farklılıklar da eklenince mesaj, netliğini iyice kaybedebilir.
Meslek psikoloğu ve WiseAmigo’nun kurucusu Paul Smith, şu ifadelerde bulunuyor: "Bazı kültürler, iletişim kurmak veya güven inşa etmek konusunda tamamen farklı yollara sahiptir, bu yüzden bunu anlamaya zaman ayırmak önemlidir. Yaklaşımımızı başkalarıyla iletişim kurmak ve onları etkilemek için ayarlayabilmek adına farkına varmadan olabildiğince fazla bilgi toplamaya çalışıyoruz. İletişim kaslarımızı geliştirebilir, sık sık iletişim kurarak ilişki ve etkileşim kurmada daha iyi hâle gelebiliriz."
Birleşik Krallık’taki Guardian Small Business Network’e düzenli olarak katkıda bulunan Alison Coleman’ın aynı zamanda Birleşik Krallık Institute of Directors üyelerine özel Director dergisinde de yazıları yayımlanmaktadır.
Kaynaklar:
(1) https://www.independent.co.uk/news/health/millennials-social-media-cancer-research-uk-study-a8182211.html
(2) https://www.wired.com/insights/2013/08/the-rise-of-the-millennial-workforce/
(3) http://psycnet.apa.org/record/2003-99636-019
(4) https://www.psychologytoday.com/us/blog/the-athletes-way/201510/face-face-social-contact-reduces-risk-depression
(5) http://www.hpl.hp.com/techreports/94/HPL-94-23.pdf
(6) https://hbr.org/2017/04/a-face-to-face-request-is-34-times-more-successful-than-an-email
(7) https://blog.trello.com/surprising-cognitive-benefits-of-small-talk-at-work
