Toplantılar her ne kadar gerekli olsa da birtakım sorunları beraberinde getirir. Fütürist Ben Hammersley’ye göre teknolojideki yeni gelişmeler sayesinde aksaklıkları en alt düzeye indirebilecek akıllı yollar ortaya çıkıyor
Jean-Paul Sartre bir zamanlar şöyle yazmıştı: "Cehennem başkalarıdır." Çoğunlukla yazarlık yapmış ve hiç kimse ya da daktilosundan başka hiçbir şeyle zaman geçirmek zorunda kalmamış olması onun için büyük bir şans olmuştu. Ancak bugün, çoğumuzun işi toplantılardan ibaret. İster paha biçilemez, tarihî bir eserin satışıyla ilgili görüşme yapıyor ister yeni bir müşterinin merak uyandıran gizemini çözmeye çalışıyor olalım, hangi iş kolunda bulunduğumuz fark etmeksizin tüm işler, insanlar arasında gerçekleşir. Ve elbette bu insanların bir araya gelmesi gerekir.
Yapılan toplantılar bazen stresli geçer. Giyilebilir biyomonitörler sayesinde bunu yavaş yavaş öğreniyoruz. Bir iş arkadaşımın nabzı, kısa süre önce müşterisiyle yaptığı bir saatlik toplantı boyunca dakikada 130’un altına hiç düşmemişti. Bu toplantı onun için fiziksel anlamda düzenli olarak katıldığı aerobik derslerinden daha zorlayıcı geçmişti.
Belki bir gün, görüşmelerin kardiyovasküler sisteminizi fazla mesai yapmaya zorladığını ifade etmeniz normal karşılanabilir fakat o gün henüz gelmedi. Toplantı yapmaya ve buna katlanmaya mecburuz. En azından nezaketimizden.
Değişim çok yakınımızda
Neyse ki son on yılda iş toplantılarıyla ilgili neredeyse her şey değişti. Takım elbiseler ve yönetim kurulu odalarından kapüşonlu sweatshirt’lere ve kahve dükkanlarına kadar. İnsan gruplarından masaüstünde biriken cihazlara kadar, iş toplantılarının doğası da en az dünyanın geri kalanını destekleyen teknoloji kadar hızlı bir şekilde değişiyor.
Örneğin yapay zekâyı ele alalım. Çok sayıda insanla toplantı yapıyor olsam da 50 yıl önce benim pozisyonumda çalışan insanların aksine bir sekreterim yok. En azından sekreterim insan değil. Randevularımı bir bulut sunucu üzerindeki yapay zekâ ürünü olan Amy ayarlıyor. Tanışmaları e-posta üzerinden gerçekleştiriyorum, çevrimiçi takvim sistemime erişebilen ve toplantı tercihlerimi bilen Amy ise randevu ayarlama işini üstlenerek toplantı yapacağım kişiye yanıt verip onunla yer ve zaman hakkında görüşüyor. Amy’yi ve onun erkek olan alter egosu Andrew’u üreten şirket X.ai, bu tür otomatik asistanları üst düzey CEO’lardan seyahat eden satış temsilcilerine kadar herkesin gelecekteki personeli olarak görüyor.
Amy harika bir yardımcı ama benimle toplantılara gelemiyor, sonuçta o yalnızca bir e-posta adresi. Ancak diğer teknolojilerin asistanım olarak bana katıldıklarını hayal etmek hiç de zor değil. Evimde Amazon’un ses tanıma özellikli Echo cihazlarından birkaç tane var ve bu yıl Amazon cihazın kurumsal sürümünü de piyasaya sunacak. İşletmenizin dijital sistemlerine sorunsuz bir şekilde entegre edilebileceği vadedilen Alexa, görüşmeler sırasında hesap tablolarını adeta birer insanmış gibi sorgulayabilecek.
Bu tür bir şeyi en son Star Trek’te, kaptanların konumlarını belirlemek için doğrudan uzay gemilerine başvurduklarında görmüştüm. Sonuçta kendinizi satış hedefinize göre konumlandırmak, Alpha Quadrant’a göre konumlandırmaktan pek farklı sayılmaz.
Robotlar, iş arkadaşlarınızla aynı odada bulunmanıza gerek olmadan yüz yüze konuşabilmenize imkân tanıyor
Robot toplantıları
Ne var ki Star Trek’in Kaptanı Jean-Luc Picard, 20. yüzyıldaki eski moda iş toplantılarının sorunlarından biriyle baş etmek zorundaydı: Herkesin aynı anda, aynı odada bulunması gerekiyordu. Elbette bu artık geçerli değil. Modern teknoloji, fiziksel olarak orada bulunmadan toplantılara katılmayı mümkün kılıyor.
Ekip üyelerinin farklı coğrafyalarda birbirinden ayrı çalıştıkları, ancak bir sohbet odasında toplantı yaparak işlerini devam ettirdikleri pek çok projede yer aldım. Bu sohbet platformlarının en bilineni olan Slack, fiziksel ofisleri bulunanlar da dâhil olmak üzere 2018 yılının ileri teknoloji kullanan yeni işletmeleri için adeta bir zorunluluk hâline geldi.
İnsanlarla çevrimiçi ortamda çalışmanın psikolojik anlamda birçok ilginç yönü vardır, özellikle de sanal kişiler yüz yüze sergiledikleri davranışlardan daha "gerçek" hâle geldiği için… Birçok iş arkadaşımı ses tonlarını veya boy uzunluklarını bilmeden yalnızca yazma hızlarından, satır ayırma tarzlarından ya da emoji ve hareketli GIF kullanımlarından tanıyabilirim. Beyinlerimiz gerekli ayrıntıları doldurarak çevrimiçi insanları boyutu daha yüksek bir gerçeklikte canlandırır. Bu da kullandığım çoğu Slack kanalında bot ve yapay zekâ sayısının insan sayısını geçtiği gerçeğine insanüstü bir heyecan katıyor. Bu gerçeklikte, hem sunucumu hem de yapılacaklar listemi yöneten botlar, gerçek insan olan iş arkadaşlarımla aynı öneme sahip. Tabii bazı botların insanlardan daha kibar olması gerçeği dışında.
Yüz yüze geçirilen kaliteli zamanlar
Peki iş arkadaşlarınızla klavyeden klavyeye konuşmak yerine yüz yüze konuşmayı tercih ediyorsanız ne olacak? Çoğunlukla ultra yüksek çözünürlüklü kameralar ile belirli bir grup mobilyanın kullanıldığı ve ekranların bağlantının diğer ucunda tıpatıp yansıtıldığı video konferans (ister telefonunuzdaki FaceTime veya Skype uygulamalarını isterse fütüristik -ve pahalı- "telebulunma odasını" kullanıyor olun) yönteminden faydalanabilirsiniz.
Bu yöntem bana hiçbir zaman tam anlamıyla ikna edici gelmiyor: Doğal hissettirmemesinin yanı sıra hem toplantıyı tek bir ekrana odaklıyor hem de cihazınızı tutuş şeklinizden dolayı yorgun görünmenize neden oluyor. Los Angeles’taki plastik cerrahlar, çene altının ve hatlarının standart açıdan güzel görünmesi için gerdirildiği, Skype’a özel yüz kaldırma operasyonları yapmaya başladı bile.
Robotları gönderin
En iyi çözüm, telebulunma robotları. Yüzünüzün dijital olarak kafa boyutunda bir üniteye yansıtıldığı, ergonomik bir yüksekliğe sahip tekerlekli video konferans ünitesi olan bu robotlar, uzaktaki kullanıcılar tarafından yönlendirilebilir.
Kaliforniya’da oturduğum yerden adeta ben (ya da en azından oldukça zayıf, elleri olmayan, tekerlekli versiyonum) oradaymışçasına bir telebulunma robotunu ofisinizde gezdirebilirim. Toplantı odalarına süzülerek girebilir, koridorlardaki iş arkadaşlarımı takip edebilirim. Buna, yakında sunulacak 5G standardıyla vadedilen daha yüksek hızlı bant genişliği de eklendiğinde avatarımla işten sonra bara giden arkadaşlarıma bile katılabilirim.
Üstelik bu cihazlardan aynı anda birden fazlasını kontrol etmemem için hiçbir sebep yok: Robot olarak bir yandan kurul toplantısına katılırken diğer yandan iş arkadaşlarımla haberleşebilir, üçüncü bir robotla ise ağ oluşturma etkinliğinde içeceğimi yudumlayabilirim, hem de pantolon giymek zorunda kalmadan. Geleneksel anlamda toplantılara karşı nazik bir yaklaşım olmasa da daha az stresli olduğu kesin.
