A man with man hands at a desk

Üretkenlik

Çok Görevlilik Efsanesi: İşleri Gerçekte Nasıl Bitirirsiniz?

Reading Time: 5 minutes

Çok görevlilik iyi gibi görünse de bazen verimliliğin düşmanı olabiliyor. Matthew Jenkin bir seferde tek bir göreve odaklanıp dolayısıyla daha mutlu ve daha üretken bir iş gücü yaratan bazı alternatif yöntemleri tanıtıyor.

 

Britanyalı girişimci Carl Reader muhasebe firması D&T’de her şeyin tıkırında gittiğini düşünüyordu. Bu nedenle, ekip üyelerinin aynı görevi tamamlamak için ihtiyaçları olan süredeki büyük farklılıkları keşfettiğinde çok şaşırdı. Bunun nedeni sadece bazı çalışanlarının işlerinde üç kat daha yavaş olması mıydı, yoksa daha fazlası mı vardı? Reader, bu konuyu daha derinlemesine incelemeye karar verdi.

Bir işi yapması en uzun sürenlerin en fazla göreve sahip olanlar olduğunu keşfetti. Çok görevliler aynı anda e-postalara, sosyal medya taleplerine ve aramalara yetişmeye çalışırken, bir yanda da büyük bir proje tamamlamaya uğraşıyorlardı.

Reader bu kişilerin durumunu şöyle ifade ediyor: "Ani iniş çıkış etkilerinden muzdariplerdi. Önem düzeyi daha düşük olan bir işi tamamlamak üzere bir işi bıraktıklarında, yalnızca birkaç dakikalığına bile dikkatleri dağılsa, iş akışına katılmaları neredeyse yarım saat alıyordu. İşte burası bizim için zaman kaybının yaşandığı yer."

Çok görevlilik modern dünyada genellikle bir gereklilik olarak görülüyor. Aynı anda birden fazla işi yapmak, aynı anda e-posta yanıtlamak ve konuşmak kadar basit bir şeyden ibaret olsa da, hafife alınıyor. Birden fazla görevi aynı anda yerine getirmenin bizi daha üretken kıldığı inancı aslında bir efsane.

Amerikan Psikoloji Birliği’nin araştırması(2) çok görevlilik olarak değerlendirdiklerimizin etkisiz ve verimsiz olduğunu ortaya koyuyor. Bu, çok görevlilik teriminin yanlış adlandırılmasından kaynaklanıyor. Dave Crenshaw The Myth of Multitasking kitabında şöyle açıklıyor: "Çoğu kişinin çok görevliliğe atıfta bulunurken aslında bahsettikleri görev değişimi. Nasıl yaparlarsa yapsınlar, iki şey arasında hızlıca geçiş yapmak çok etkili ve verimli değildir."

Bu yöntem yalnızca zaman kaybettirmekle kalmıyor, aynı zamanda zihinsel yetilerinizi de olumsuz etkileyebiliyor. Stanford tarafından gerçekleştirilen bir araştırmada(3) çok görevlilerin performanslarının daha kötü olduğu ve bir konu üzerindeki dikkatlerinin daha kısa sürdüğü bulundu. Deneyler dikkatin bir görevden diğerine yöneltildiğinde zihnin bir kısmının hâlâ bir önceki göreve odaklanmakta olduğunu gösterdi(4). Her tekrar geçiş yaptığınızda, diğer görev nedeniyle hafif bir dikkat dağınıklığıyla baş ederken kendinize daha önce ne yaptığınızı hatırlatmanız gerekiyor. Bu da bilişsel yükünüzü artırabiliyor.

Başka araştırmalara(5) göre ise çok görevlilik bir seferde tek göreve odaklanmaktan %40 daha fazla zaman alıyor. Hatta University of California’dan Gloria Mark uzaklaştığımız bir göreve geri dönmenin 25 dakika(6) aldığını tespit etmiş.

Peki çok görevlilik işe yaramıyorsa, çözüm nedir?

1. İzleyin ve planlayın

Carl Reader birkaç gününüzü ortalama bir günde ne yaptığınızı dikkatlice izlemeye ayırmaktan yana. Reader, "Üzerinde çalıştığım görevleri not etmek için zaman ayırdığımda, gerçekten önemli olan konulara ne kadar kısa zaman ayırdığımı görmem kolaylaştı." diyor.

Bu bilgi ile Reader zamanını en iyi şekilde kullanmak için günlerini ciddi anlamda planlamaya başlamış. Reader şöyle ifade ediyor: "Günümün beni şekillendirmesine izin vermektense günlerimi ben şekillendirdim. Artık akşamları bir sonraki gün beni bekleyen belirli görevleri tamamlamak için gerekli zamanları planlıyor ve diğer işler için boş zaman oluşturuyorum. Bunu yapmaya başladığımdan beri, ne kadar işi tamamlayabildiğimle ilgili şaşkınlık içerisindeyim."

Kırmızı arka planda kronometre

Çok görevliliği bırakın ve her gün değerli zamanınızı geri kazanın

 

2. "Görev fırsatı kollamaya" başlayın

Forbes’teki makalelerinde(7), Shani Harmon ve Renee Cullinan insanlara her şeyi aynı anda yapmaya çalışmaya son verip, "görev fırsatı kollayan" çalışanlara dönüşerek, uygun zaman aralıklarıyla görevleri eşleştirmek için fırsatları yakalamalarını öneriyorlar.

Öncelikle, yapılacak işlerinizi her birinin tamamlanması için gereken zamana göre küçük, orta ve büyük olmak üzere üç "kovada" toplamanızı tavsiye ediyorlar. Bunu bildiğiniz zaman, maksimum üretkenliği elde etmek için gününüzü en iyi hâle getirebilirsiniz.

Küçük kova (e-postalara yanıt vermek gibi 15 dakika veya daha az zaman alan görevler) kısa etkinlik dilimlerinde hızlıca tamamlanabilir.

Orta kova (biraz odak ve konsantrasyon gerektiren, fakat yine de nispeten sınırlı olan görevler) ile bir toplantı birdenbire iptal edildiğinde veya uçuşunuz ertelendiğinde ilgilenilebilir.

Büyük kova (yüksek düzeyde odak gerektiren, strateji belgesi yazma veya veri analizi gibi görevler) tamamlamanız için zaman ayırmanızı, takviminizde boşluk yaratmanızı gerektirir.

Harmon ve Cullinan’ın önerdiği gibi, küçük ve orta ölçekli görevleri kısa kısa ele almak, genellikle en önemli olan büyük öğelere odaklanmaya daha fazla olanak sağlıyor.

3. Gününüzü "parçalayın"

Üretkenlik uzmanı Marianne Page, asıl üretkenliğin, zamanı parçalayarak günümüzü "bloklara" ayırdığımızda mümkün olduğunu söylüyor. Örneğin, her parça arasında kısa bir mola olmak kaydıyla 90 dakikalık parçalara ayırabiliriz. Daha sonra, her zaman dilimine bir projenin bir bölümünü veya iş alanını atamamız ve verilen zamanda bu görevlerden şaşmamamız gerekiyor.

Page şöyle açıklıyor: "İlk olarak, gününüzü önden planlayın. Böylece bilinçaltınızda bir yerde ne yapacağınızı bilir, her ‘kısım’ için bir zaman sınırına sahip olur ve zihninizde planlamaya başlarsınız. Aradaki mola enerjinizi toplamanıza ve bir sonraki görev veya iş alanı için odağınızın geçişine olanak sağlar."

4. Pomodoro Tekniğini benimseyin

Bu teknik, görevleri genellikle her biri 25 dakikalık ve aralarında molalar olan küçük parçalara böler. Bu zaman yönetimi tekniği, 1980’lerin sonunda Francesco Cirillo tarafından geliştirilmiştir. Üniversite öğrencisiyken Cirillo ders çalışacağı zamanı verimli bir şekilde kullanmakta zorlanıyordu. Rivayete göre Cirillo, yöntemin adını aldığı domates şeklindeki mutfak zamanlayıcısını aldı, birkaç dakikaya ayarladı ve o kısa zaman diliminde yoğun bir şekilde çalıştı. Daha sonra kendisini bir molayla ödüllendirdi.

İşe yarıyordu. Sonunda elindeki göreve daha iyi odaklanmayı ve daha fazla işi halletmeyi başarmıştı. Bu basit ama etkili yöntem, Marinara Timer’dan(8) PomoDone’a(9), teknikte uzmanlaşmanıza yardımcı olacak kolay kullanımlı zamanlayıcılar sunan birçok uygulamayı ortaya çıkardı.

5. Derine inin

İradenizi geliştirmek üretkenlik payını artıran becerilerden bir diğeri. Yazar ve öğretim üyesi Cal Newport, Wall Street en çok satanları arasında yer alan Pürdikkat: Odaklanma Becerisini Nasıl Yitirdik, Nasıl Geri Kazanabiliriz? adlı kitabında, bir göreve dikkatimizin bütününü vermenin gücünün önemini aktarıyor.

Newport, derin çalışma yapabilmeyi "21. yüzyılın süper gücü" olarak adlandırıyor ve bunu şöyle tanımlıyor: "Bilişsel yetilerinizi sınırlarına dayandıran, dikkat dağılmaksızın konsantrasyonla gerçekleştirilen profesyonel etkinlikler. Bu çabalar yeni değerler yaratıyor, becerilerinizi iyileştiriyor ve türetilmesi zor sonuçlar ortaya koyuyor."

Newport derin çalışma için dört ilke öne sürüyor: dikkat dağınıklığından arınmış olarak çalışılabilecek bir yer ve zaman dilimi yaratmak, sosyal medyayı kapatmak, sıkıldığımızda görevler arasında geçiş yapma isteğine karşı koymak ve "sığ işlerin kökünü kurutmak", yani zaman tüketen küçük görevlere ayırmanız gereken süreyi en aza indirgemek.

Bunu cazip bir teknik hâline getiren ise ya hep ya hiç yaklaşımında olmayışı. Kendinizi dikkat dağınıklığından tamamen arındırmanız gerekmiyor. Aksine, hedef yalnızca derin çalışma yaparken kendinizi tamamen arındırmak.

6. Daha girişken olun

Çevrimiçi formlar yaratmak için yazılımlar geliştiren JotForm’un kurucusu Aytekin Tank tarafından geliştirilen Avcı Yöntemi bunların da ötesine geçiyor. Mark Twain’in güne en az yapmak istediğiniz göreve girişerek başlamayı öneren meşhur "kurbağayı yeme" önerisinin bir uzantısı olarak, Tank da her gün yalnızca bir göreve odaklanmayı, fakat bu görevi tamamlamayı hedef olarak belirlemeyi öneriyor.

Lila MacLellan’ın Quartz için yazdığı makalesinde(10) ifade ettiği gibi: "Tek yapmanız gereken, tamamlamanız tüm gününüzü almayacaksa dahi, gününüzün odağında olacak bir görev seçmek. Bu öğeyi bir not kağıdına yazın, dizüstü bilgisayarınıza yapıştırın ve bunu yol göstericiniz olarak kullanın. Zihniniz bekleyen mesajlarınıza, kuru temizlemedeki kıyafetlerinize veya insanların çalışmaları gerektiği anlarda yaptıkları anlamsız şeylerden herhangi birine kaydığında bu nota bakın."

Tank’ın tekniği eski insanların hayatta kalma taktiklerinden ilham alıyor. Tank şöyle ifade ediyor: "Eğer avcı o gün başarılı bir av yakaladıysa ailesini doyuracaktır. Eğer yakalayamazsa ailesi doyamaz. İşte bu kadar basit. Avcıların kesinlikle e-posta kontrol etmeye, zaman emici toplantılara katılmaya veya takip e-postaları göndermeye vakitleri yoktu. Elbette yapılacaklar listesi hazırlamaya da."(11)

 


Matthew Jenkin, ABD’de yaşayan bir gazeteci ve The Guardian gazetesinin iş arayanlar ve kariyer değiştirenler için sunduğu topluluk sitesi Guardian Careers’ın eski editörüdür.

Kaynaklar:

(1) https://en.wikipedia.org/wiki/Ramp-up

(2) http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx

(3) http://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/

(4) http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399

(5) http://www.apa.org/monitor/oct01/multitask.aspx

(6) http://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html?_r=0

(7) https://www.forbes.com/sites/harmoncullinan/2016/10/06/stop-all-multitasking-become-a-task-opportunist-instead/#79d8c5061361

(8) https://www.marinaratimer.com/

(9) https://pomodoneapp.com/

(10) https://qz.com/work/1369733/the-hunter-method-productivity-hack-can-bring-clarity-to-your-day/

(11) https://www.jotform.com/blog/to-do-list-alternative/