Küçük bölmenizin sıcaklığından duvarlardaki resimlere kadar, ofis tasarımındaki zevkinizin en az sizin kadar eşsiz olduğunu düşünüyor olabilirsiniz. Yine de, fark edebileceğinizden daha çok faktörden etkileniyorsunuz. Etan Smallman; neslimizin, cinsiyetimizin ve kültürümüzün bu konuda nasıl bir rol oynadığını araştırıyor.
Konu ofis alanı olunca, bir çalışanın cenneti başka bir çalışan için cehennem olabilir. Açık planlı ve sade ofisler, kolayca soğukluk ve ruhsuzluk hissi yaratabilir. Sizin için özel ve rahat olan bir yer, yanınızdaki iş arkadaşınıza dağınık ve rahatsız edici gelebilir.
Herkese uygun olanı bulmak çok da kolay değildir. Aydınlatma, oturma ve masa düzeni, pencereye yakınlık gibi ofis tercihlerimiz; yaşımız, cinsiyetimiz, kültürel geçmişimiz, kişiliğimiz ve çalışma tarzımız da dâhil her şeye göre değişiklik gösterebilir.
Ticari önceliğiniz ister yaratıcılığı harekete geçirmek ister üretkenliği artırmak olsun, çalışma ortamının optimize edilmesi kritik önem taşıyabilir. Sonuçta bu, estetikten çok daha fazlasıdır. Yapılan sayısız araştırma, iyi tasarlanmış bir ofis ile çalışanın katılımı, performans ve yenilik arasındaki bağlantıyı kanıtlamıştır(1). Örneğin öncü şirketlerin, hem bireysel hem de grup çalışma alanlarına öncelik veren iş yerlerine sahip olma olasılığı beş kat daha fazladır(2).
Tel Aviv’de bulunan Regus Sarona, bireysel çalışmaya uygun ortak çalışma alanları sunar.
Cinsiyetler arasındaki farklar
Cinsiyet, ofis tasarım tercihlerini etkileyen faktörlerden biridir. Neden olduğu tercih farklarından biri de sıcaklıkla ilgilidir. 2015 yılında Nature dergisinde yayımlanan bir çalışma(3), kadınların ideal ortalama ofis sıcaklığının, erkeklerinkinden yaklaşık 3°C daha sıcak olduğunu göstermiştir.
Bunun nedeni, kadınların metabolizma hızlarının erkeklerden çok daha yavaş olmasıdır. Erkekler yaklaşık 22°C’de rahat ederken kadınlar genelde bu sıcaklığı biraz düşük bulmaktadır. The Guardian’ın açıklamasına(4) göre asıl sorun, ofis binalarındaki iklim kontrolünün, ilk kez 1960’larda 40 yaşında ve 70 kg ağırlığındaki bir adamın metabolizma hızına göre belirlenen konfor standartlarına göre yapılması.
Cinsiyete göre belirlenen diğer tercihler söz konusu olduğunda araştırmalar, kadınların açık planlı ofislerden ziyade kapalı, bölümlere ayrılmış ofis alanlarında daha rahat hissedebileceklerini öne sürüyor. Gender, Work and Organization dergisinde yayımlanan bir çalışmaya göre, ofis çalışanları görünürlüklerinin daha fazla bilincindeydi ve genellikle bunun kendilerini özgürleştirmek yerine rahatsız ettiğini düşünüyordu.
Birleşik Krallık’taki Anglia Ruskin Üniversitesi’nde çalışan başyazar Dr. Alison Hirst şöyle açıklıyor: "Özellikle kadınlar sürekli izlenme konusunda endişeleniyorlardı ve belli bir şekilde giyinmek zorunda olduklarını hissediyorlardı."(5)
Daha geniş olarak bakıldığında, ABD’de yapılan bir çalışma(6), "ortam kimliği ipuçlarının" çalışma alanlarındaki cinsiyet katılımını etkileyebileceğini gösteriyor.
Çalışmanın yazarlarından Sapna Cheryan: "Hristiyan sembolizmiyle süslenmiş bir okula girmek, dindar olmayan bir öğrenciyi kayıt yaptırma konusunda olumsuz etkileyebilir. Her yerde bisiklet mağazaları ve her arabada portbagaj olan bir şehir, açık havayı sevmeyen insanlara cazip gelmeyebilir. Yüksek sesli dans müziğinin çaldığı bir mağaza, yaşlı müşterilere rahatsız edici gelebilir."
Cheryan sözlerine şöyle devam ediyor: "Bu fiziksel ortamların bazı insanları dışlarken bazı insanları (ortam kimliği ipuçlarının katılıma işaret ettiği kişiler) hoş karşılayabileceğini unutmayın. Cinsiyet ve ırk gibi daha öne çıkan sosyal kimliklerden biri ile uyumsuz olan ortamlar."
Bir ofis ortamında, birçok ortam kimliği ipucu bulabilirsiniz. Mesela, konferans salonlarının hepsi isimlerini tanınmış erkeklerden mi almış? Duvarlarınızdaki sanat eserlerinde hiç kadın yok mu?(7)
Kudüs’te bulunan Regus Gati, cinsiyet ayrımı olmayan bir tasarıma sahiptir.
Nesil farklılığı
Peki ya yaşınız? Ofis tasarımı tercihinizde bunun bir etkisi var mı? Bazı anketler, genç çalışanların kötü ofis düzenlerine daha duyarlı olduklarını veya böyle ofislere daha az tahammülleri olduğunu gösteriyor. Bu, nesiller arası bölünmenin bir kanıtıdır.
Geçen yıl Ipsos tarafından yapılan bir çalışmaya göre, 18 ila 34 yaşındaki çalışanların yüzde 76’sı, ofis tasarımının şirketle ilgili düşüncelerini etkilediğini söylerken 55 yaşından büyük olanların yalnızca yüzde 39’u bu şekilde hissettiğini belirtti(8). Ve bir ankete(9) göre, 18 ila 24 yaşındakilerin beşte birinden fazlası, kötü ofis tasarımı nedeniyle bir işlerinden ayrıldı.
Daha yaşlı çalışanların da göz ardı edilmemesi gereken tercihleri var. "Baby boomers" kuşağından olanların (1940’ların başları ile 1960’ların ortaları arasında doğanlar) hâlâ iş gücünün yaklaşık dörtte birini oluşturduğu tahmin ediliyor ve daha önce hiç olmadığı kadar uzun süre boyunca çalışıyorlar, bu da ofislerimizde giderek büyüyen bir yaş farkına yol açıyor.
Genç iş arkadaşları "toplantı odalarının kalitesini" iyi bir ofisin en önemsiz faktörü olarak görürken boomers kuşağı bunun neredeyse tam tersini düşünüyor(10). Davenport’un yaptığı bir çalışma(11), boomers kuşağının özellikle konsantrasyon gerektiren işler içeren bireysel çalışmalar yaparken kapalı ofisleri tercih ettiğini gösteriyor. Bununla birlikte, trend tahmincisi Springwise tarafından yapılan araştırma(12) ise bu kuşağın bilgi oluşturmak, işlemek ve saklamak için ekran temelli çalışma alternatiflerinden yararlandığını kanıtlıyor.
Endüstriyel tasarımcı Knoll tarafından hazırlanan bir raporda şunlar ifade ediliyor: "Bu değişen öncelikler ofis tasarımında, yalnızca çalışmayı destekleme işlevinden ve sürecinden ayrı, önemli bir değişime yol açacak. Gelecekteki çalışma alanlarının, konumdan bağımsız olarak birçok iş türü seçeneğini ve kusursuz iş akışını destekleyen tutarlı, ilgi çekici bir iş ‘deneyimi’ sağlaması gerekecek."
Kültürel farklılık
Çalışma alanı düzenine ve yoğunluğuna yönelik tutumlar da ülkeden ülkeye büyük ölçüde değişiyor. Örneğin Çin şehirlerindeki çalışanlar, Avrupalı ve Amerikalı meslektaşlarının çalıştığı alanın yaklaşık üçte birinde çalışıyorlar(13).
Ayrıca Harvard Business Review’a(14) göre, "Çin’deki insanlar, bireysel mahremiyet konusunda Batılılar ile aynı şekilde düşünmüyorlar. Çinli çalışanlar en çok bilgi kontrolünden endişe duyuyor, kişisel verileri gizli tutmak ve izlenme duygusuna kapılmamak istiyorlar. Çalışanları güvenceye alan ofisler, en iyi gayrimenkuller olarak kabul ediliyor."
Gerekli ofis alanı türleri de kültürden kültüre değişiklik gösterebilir. Örneğin Amerika’yla karşılaştırıldığında, Fransa’da toplantılara daha çok vakit harcanmaktadır. Yale ve Stanford Üniversitesi’nde akademisyenlik yapan Fransa doğumlu Emma Seppälä: "Fransız toplantılarının çok daha fazla kavramsal tartışmayla çok daha uzun sürdüğünü fark ettim." Business Insider’a(15) konuşan Seppälä şunları söylüyor: "Amerikan toplantılarının hepsi "Bunu yapacaksın, sen de şunu yapacaksın…" şeklinde." Seppälä bunun tam tersine şunu fark etmiş: "Fransızların zihninde, bir sonuca varmadan önce tüm bu teorilerden, kavramlardan ve felsefeden bahsedilmesi gerektiği şeklinde çok güçlü bir odak var." Bu nedenle, yeterli toplantı alanına sahip olmayan bir ofis uygun olmayacaktır.
Zaragoza, İspanya’daki Regus Torre Aragonia, grup çalışmaları ve toplantılar için yarı özel çalışma alanlarına sahip.
Tampon çözümler
İş gücünüzün bireysel alt bölümlerini analiz ederken çıkmaza girmek oldukça kolaydır, ancak The Elemental Workplace’in yazarı Neil Usher şu tavsiyelerde bulunuyor: "Mükemmel çalışma alanı tasarımı, dengeyle ilgilidir. Çarpık bir çözümün uygulanabilir olma ihtimali düşüktür. Demografik türlere veya kişilik türlerine göre tasarım yapmak doğal olarak bizi kısıtlar. Çalışma alanlarımızın çeşitliliği ve katılımı yansıtması gerekir; bunun içinse seçme hakkı ve uygulama için gerekli izni içermesi lazımdır. En büyük ipucu: İnternette bulacağınız efsanevi şeylerden kaçının ve çok daha eleştirel bir zihniyet benimseyin."
"Bunu dünyanın her yerinde, her sektörde ve her bütçeyle yapmak mümkün. Bunu uygulamayan şirketler, hem bireysel ve toplu çalışmalarda verimlilik hem de çalışanların iş yerinde kalması açısından olumsuz yönde etkilenecektir."
Londra’daki Kingston Üniversitesi’nde meslek ve iş psikolojisi alanında doçent doktor olan Joanna Yarker, birçok şirketin hot-desking sistemine geçerken çoğu çalışanın demografik veya kişilik türü fark etmeksizin "kişiselleştirmeden" yana olduğunu söylüyor.
Yarker: "İnsanların alanlarını kişiselleştirmekten hoşlandıklarını ve bunun, çalışma alanında yaşadıkları bazı streslere karşı bir tampon oluşturabildiğini gördük. Eğer çalışma masanıza eşyalarınızı koyamıyorsanız bilgisayarınıza size özel ekran koruyucular koyabilirsiniz. Bu, değer verdiğiniz şeylerle bir bağ kurmanızı sağlar."
Uzlaşma farklılıkları
Çoğu zaman, gerçekten gerekli olan şey sadece daha fazla düşünmektir. Yarker: "Örneğin Asperger sendromu olan birisi için yoğun bir ortamda çalışmak oldukça zorlayıcı olabilir. Bu nedenle, sessiz bir çalışma alanına sahip olmak büyük önem taşır. Eğer irritabl bağırsak sendromu olan biriyseniz masanızın olanaklar bakımından konumunu düşünmek çok önemlidir."
Yarker, çok yönlü taleplere verilen cevabın alanı genişletmek olmasının gerekmediğini, bunun yerine sahip olduğunuz alanın daha esnek bir hâle getirilmesinin gerekli olduğunu açıklıyor. Yarker sözlerine şunları ekliyor: "Masalarında sabah 8’den akşam 7’ye kadar sıkışıp kalmak yerine yer değiştirip farklı alanları kullanarak rol modelliği yapan yöneticiler, çalışanları alanları istedikleri şekilde kullanabilmeleri için cesaretlendiriyor."
Manchester Business School’da kuruluş psikolojisi ve sağlığı profesörü Sir Cary Cooper, personelin katılımının da çok önemli olduğunu açıklıyor. Cooper: "Bunu onlara siz dayatmayın, bırakın onlar sahiplensin. Eğer siz dayatırsanız işe yaramayacaktır. Ve daha önceden sizin hiç aklınıza gelmemiş fikirlerle karşınıza çıkabilirler. Verileri topladığınız sürece, insanların isteklerindeki farklılıkları uzlaştırabilir ve işletmenin farklı bölümlerindeki farklı insan grupları için tasarım yapabilirsiniz."
Etan Smallman, Birleşik Krallık’ta çalışan bir gazetecidir.
Kaynaklar:
(1) https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2015/12/03/how-the-physical-workspace-impacts-the-employee-experience/#726dc3fe779e
(2) https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys/us/2016
(3) https://www.nature.com/articles/nclimate2741
(4) https://www.theguardian.com/money/shortcuts/2015/aug/04/new-cold-war-why-women-chilly-at-work-air-conditioning
(5) https://www.standard.co.uk/news/uk/women-feel-pressured-to-dress-up-in-open-plan-offices-a3828846.html
(6) http://sciencewithart.ijs.si/pdf/How%20stereotypical%20cues%20impact%20gender
%20participation%20in%20computer%20science.pdf
(7) https://www.thecrimson.com/article/2012/3/5/women-portraits-kennedy-school/
(8) https://www.prnewswire.com/news-releases/workplace-design-matters-when-it-comes-to-millennial-appeal-300545467.html
(9) https://www.independent.co.uk/news/business/news/uk-millennials-rejecting-employers-offices-workplace-design-architecture-a8270686.html
(10) https://www.knoll.com/document/1352940439350/WP_GenerationalDifferences.pdf
(11) https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/14630010810925136?fullSc=1&journalCode=jcre
(12) https://www.regus.com.tr/work-uk/how-the-over-65s-are-shaking-up-the-office/
(13) https://www.cbre.com/research-and-reports/apac-space-utilisation-the-next-frontier
(14) https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
(15) http://uk.businessinsider.com/differences-between-french-american-work-culture-2017-7?r=US&IR=T
