Dizüstü bilgisayar kullanan bir astronot

Üretkenlik

Uzaktan Çalışmanın Gerektirdiği Her Şeye Sahip Misiniz?

Reading Time: 4 minutes

Uzaktan çalışmak istiyorsanız, patronunuzu ikna etmeniz gerekebilir. Daniel Mobbs, etkili zaman yönetiminden güvenli iletişime kadar gereken tüm becerilerin iç yüzünü aktarıyor.

 

Uzaktan çalışma gittikçe yaygınlaşsa da, herkes uzaktan çalışmaya doğuştan uygun değildir. Bazı insanlar merkez ofisin dört duvarının dışına çıkmaya hazır olsa da, diğerleri yeni bir çalışma düzenine yönelik planlar ve stratejiler olmadan yapamayabilir. Bilişim teknolojileri işe alım ve kadro büyütme firması DaVinciTek’in CEO’su Anthony Curlo, "Adaylar uzaktan çalışmaya eşlik eden yüksek beklentiler ve sorumlulukları idare etme becerileri konusunda dürüst olmalılar." diyor(1).

Neyse ki, bu beceriler ve stratejiler hemen hemen herkes tarafından öğrenilebilir ve geliştirilebilir. Başarıyla uzaktan çalışanlara baktığınızda aynı özelliklerin tekrar tekrar öne çıktığını göreceksiniz. Patronunuzu (veya hatta kendinizi) uzaktan çalışmanın sizin için doğru yöntem olduğu konusunda ikna etmeye çalışıyorsanız kendinize dürüstçe, uzaktan çalışan arkadaşlarınızla aşağıdaki özelliklerden kaç tanesini paylaştığınızı sorarak başlayın.

1. Zamanlarını acımasızca yönetirler

Uzaktan çalışıyor olmanız, zamanınızın size ait olduğu anlamına gelmez. Patronlar o zamanı olabildiğince etkili bir şekilde yönettiğinizi bilmek isterler. The Advantage adlı çalışma alanı kılavuzunun yazarı Emma Sue Prince, "Hedef, merkez ofiste olabileceğiniz kadar duyarlı, üretken ve verimli olduğunuzu göstermektir." diyor.

Prince her haftanın başında önceliklerinizi planlamak için zaman ayırmayı ve her görevi tamamlamanızın ne kadar zaman alacağını tahmin etmeyi öneriyor. Prince şöyle açıklıyor: "Hafta boyunca bu hedeflere yönelik gelişmenizi izleyin ki, inandırıcı olun. Daha da iyisi, haftalık planlamanızı günlük planlamaya çekin ve belirli görevlere odaklanacağız zamanı ‘parçalara ayırın’."

New York’ta uzaktan çalışan bir serbest tasarımcı olan Tobias van Schneider, Toggl(3) gibi bir zaman takip uygulaması kullanmayı öneriyor(2). Bu tür uygulamalar zamanı kayıt altına almakla kalmıyor, aynı zamanda her birkaç dakikada bir zamanı takip etmeniz ve bilgi sahibi olmanız için size hatırlatmalar gönderiyor. Van Schneider, "Saatlik ücretlendirme yapsanız da yapmasanız da, gününüzü nasıl geçirdiğinizin daha fazla farkında olmak için zamanı takip edin." diyor.

2. İş ve boş vakit arasına keskin sınırlar çizerler

Bazı araştırmalar(4) uzaktan çalışanların haftada kolaylıkla 75 saate kadar çalışabildiklerini (merkez ofislerde çalışanlardan ortalama olarak daha uzun günler geçirerek) gösterse de, uzaktan çalışmak 7/24 çalışmak anlamına gelmemeli. Bazı patronlar her zaman ulaşılabilir olan çalışanları işletmeleri için birer artı olarak görebilirler ama aklıselim olanlar bunun asıl sonuçlarının tükenme ve memnuniyetsizlik olduğunu bilirler.

The Power of Company Culture kitabının yazarı Chris Dyer şöyle ifade ediyor: "İşini seven uzaktan çalışanlar için durmaksızın çalışmak kolay olabilir. Fakat tükenme ve asabiyeti engellemek amacıyla işi bırakıp bağlantınızı kesmek için sınırlarınız olmalı. Ne zaman mola vereceğini bilmek uzaktan çalışanları iş üstünde tutar ve en yüksek potansiyellerine ulaşmalarına katkı sağlar."

Başarılı bir şekilde uzaktan çalışanlar, çalışma arkadaşlarının mesai saatleri ve Slack, Skype, e-posta veya telefon gibi onlarla en iyi iletişim yolları konusunda fikir sahibidir. Aynı zamanda bu saatlerde bilgisayar başında olmayacakları zamanları ve en önemlisi, günü sonlandıracakları saatleri bilirler.

3. Bilinçli bir şekilde iletişim kurarlar

Tamamen uzaktan çalışan bir ekibi olan işletme Target Internet’in ticari yöneticisi Susana Rowles şöyle ifade ediyor: "İletişim uzak çalışmanın temelinde yer alır ama bunun kendi kendine olması mümkün değildir. Biriyle yüz yüze görüşmemeniz yakınlık kuramayacağınız anlamına gelmez. Her gün çalışma arkadaşlarınızla iletişim kurmaya zaman ayırın ve bunu çalışma zihniyetinizin bir parçası hâline getirin."

Harvard Business Review’daki bir makalede(5) Erica Dhawan ve Tomas Chamorro-Premuzic kısa iletişimin açık iletişimle karıştırılmaması konusunda uyarıda bulunuyorlar. Dhawan şöyle söylüyor: "Verimli olma çabalarımız esnasında bazen iletişim kurarken daha az sözcük kullanıyoruz. Fakat bu şekilde kısa iletişimler ekipteki diğer üyelerin sizin mesajlarınızı yorumlamaya çalışırken zaman kaybetmeleri (ve yine de yanlış yorumlamaları) anlamına gelebiliyor."

Chamorro-Premuzic ise şunları ekliyor: "Diğerlerinin sizin imalarınızı ve kısaltmalarınızı anladığını varsaymayın. Araç ne olursa olsun, çok açık olma niyetiyle iletişim kurmak için zaman ayırın."

İkili aynı zamanda açıklığı sağlamak için ofisteki ekibinizle iletişim kuralları geliştirmenizi öneriyor. Dijital iletişimlerinde sanal diyaloglara tahmin edilebilirlik ve kesinlik kazandıran "Four Hour Response (4HR)" (4 Saat İçinde Yanıt), "No Need to Respond (NNTR)" (Yanıt Gerekmiyor) gibi kısaltmalar kullanan Merck gibi şirketlerden örnek veriyor.

Dhawan şöyle söylüyor: "Kurallar, insanların tercih ettikleri yanıt süresi, yazı türü ve üslupta olduğu gibi kişisel düzeyde de var olabilir. Örneğin, kimileri kısa ve hızlı mesajları tercih ederken kimileri de uzun ve ayrıntılı yanıtları yeğleyebilir. İnsanların resmiyet beklentileri ve mizaha karşı toleransları da farklı olabilir."

Başlarının üstünde konuşma balonları olan iki kişi

Uzmanlar araç ne olursa olsun, çok açık olma niyetiyle iletişim kurmak için zaman ayırmanızı öneriyorlar.

 

4. Teknolojiyi yakından takip ederler

Entrepreneur’de yazan Anna Johansson, uzaktan çalışmayı şimdiden düşünüyorsanız, teknolojiye meraklı olmanızın şart olduğunu söylüyor(6): "En son ihtiyacınız olan şey, uzaktan çalışan personelinizin sorun olmaması gereken basit durumlar için sürekli Bilgi İşlem ekibinizle bağlantı kurmasıdır."

Patronunuz büyük olasılıkla bulut teknolojisini, video konferansı, Slack gibi kurumsal mesajlaşma hizmetlerini zaten kullanmayı bildiğinizi varsaysa da, bu sizin bildiklerinizle yetinmeniz gerektiği anlamına gelmiyor. İşe alım ajansı Talentful’un pazarlama yöneticisi Tom Livingstone şöyle söylüyor: "Öğrenmeye ve uyum sağlamaya istekli olduğunuzu göstermek önemlidir. Hatta belki de kusursuz organizasyon becerileri sergilemekten çok daha önemlidir."

Son uzaktan çalışma teknolojilerinden haberdar olduğunuzdan emin olun ve sürecin akışını iyileştirecek bir teknoloji öneriniz varsa patronunuzla görüşmekten çekinmeyin. Visa’da ürün yöneticisi olan Deepina Kapila(7), hızlıca bir video çekmeniz, canlı yayın yapmanız veya ekibinize yönelik eğitim oturumu kaydetmeniz için Youtube Live’ı(8) öneriyor. "Google Hangout’un tüm dünyaya yayın yapmak için alternatifi." şeklinde tanımlıyor Kapila.

Sözlerini şöyle sürdürüyor: "Eğer uzaktan çalışan bir ekibi yönetiyorsanız ve mutluluk düzeyleriyle ilgili fikir edinmek istiyorsanız Chimp or Champ’i(9) deneyin. Haftalık olarak anonim çalışanların mutluluğunu ölçen bu uygulama, bunun için tasarlanmış hızlı bir araç ve ekiplerin tıpkı eski tip öneri kutusu yöntemiyle geri bildirimde de bulunmalarını sağlıyor."

5. Sürekli iletişim hâlinde olurlar

Uzaktan çalışmakla ilgili en büyük endişelerden biri de "gözden ırak, gönülden ırak" prensibine yenik düşmektir. 1.100 çalışanla gerçekleştirilen yakın tarihli bir araştırmaya(10) göre, uzaktan çalışanlar sıklıkla göz ardı edilmiş ve dışlanmış hissediyorlar. Sonuçta eğer patronunuz sizi görmüyorsa, size nasıl terfi ya da yeni bir fırsat teklif edebilir?

Aksine, başarıyla uzaktan çalışanlar katılım sağlamak ve fark edilmek için bir şeyler yapabileceklerini bilirler. Tom Livingstone şöyle ifade ediyor: "Güven ve proaktif iletişim çok önemlidir. Biraz mesajlaşma ile henüz istenmeden birini gelişiminizle ve görüşlerinizle ilgili bilgilendirmek çok fazla ilerleme kaydetmenizi sağlayabilir."

Asıl kilit noktası, göreviniz için olabildiğince girişkenlik ve heves gösterebilmenizdir. Bu, projelerde liderlik görevleri üstlenmek için istekli olduğunuzu patronunuza söylemeniz, bir sonraki görüşmenizde yeni fikirlerinizi paylaşmaya hazır olmanız veya müşterilerinizden gelen olumlu geri bildirimleri patronunuzla paylaşmak olabilir.

Kendinizi patronunuza olabildiğince göstermek için yöntemler bulun. Bunun için Basecamp(11) gibi, fikirlerinizi daha etkin bir biçimde tartışabileceğiniz ve ne üzerinde çalıştığınızı çalışma arkadaşlarınıza gösterebileceğiniz bir proje yönetim sistemi kullanabilirsiniz. Veya çok daha basit bir şey de olabilir: Rainmakers’ın CEO’su Michael Ferguson e-posta iletişimine bağlı kalmaktansa görüntülü görüşmeler organize etmeyi öneriyor(12). Ferguson "Bu, iş birliğini artıracaktır." diyor. Ekip uzaktan çalışan kişiyi gördüğünde ve o çalışan da ekibi gördüğünde, "üretkenliği, verimliliği ve yenileşimi artıran etkin iş birliğinin faydalarını göreceğinizi" de ekliyor.

 


Daniel Mobbs, Birleşik Krallık’ta iş dünyası üzerine yazan bir gazetecidir.

Kaynaklar:

(1) https://www.bizjournals.com/bizjournals/how-to/human-resources/2016/02/working-remotely-isn-t-right-for-everyone.html

(2) https://www.vanschneider.com/manage-time-remote-worker

(3) https://toggl.com/

(4) https://www.bc.edu/content/dam/files/centers/cwf/research/publications/
researchreports/Bringing%20Work%20Home_Telecommuting

(5) https://hbr.org/2018/02/how-to-collaborate-effectively-if-your-team-is-remote

(6) https://www.entrepreneur.com/article/289370

(7) https://skillcrush.com/2016/10/24/remote-work-tools/

(8) https://www.youtube.com/channel/UC4R8DWoMoI7CAwX8_LjQHig

(9) http://chimporchamp.com/

(10) https://hbr.org/2017/11/a-study-of-1100-employees-found-that-remote-workers-feel-shunned-and-left-out

(11) https://basecamp.com/

(12) https://hbr.org/2018/01/stop-neglecting-remote-workers